FAQ CLX.ArchiveBox | Vue d’ensemble des questions et réponses
Signer et archiver
Que dois-je archiver au juste?
Les factures débiteurs et créanciers, tous les types de documents jugés importants pour l’entreprise.
Pourquoi ne puis-je pas simplement archiver les documents sur mon disque dur?
Parce que les factures et documents enregistrés sur votre disque sans signature numérique ne sont pas archivés conformément aux exigences légales. Il vous faut donc les conserver en plus sous forme papier. La CLX.ArchiveBox signe et archive automatiquement vos documents dans le respect des prescriptions légales, de sorte que vos archives papier deviennent alors superflues.
Quels formats peuvent être signés numériquement?
Tous les documents électroniques peuvent être signés. Dans le cas des documents au format PDF et XML, la signature est intégrée. Un fichier de signature supplémentaire est créé pour tous les autres documents.
La signature numérique ne nécessite-t-elle pas un travail supplémentaire?
Non, votre CLX.ArchiveBox signe et archive vos factures et documents de manière tout à fait automatique.
La CLX.ArchiveBox contrôle-t-elle aussi la signature des documents entrants?
Oui, la CLX.ArchiveBox vérifie automatiquement la signature des extraits bancaires (instituts financiers), des documents de transaction (gestion de fortune) et de tout autre document. Vous avez ainsi la certitude que tous les documents – internes ou externes – sont archivés conformément aux prescriptions légales.
Je dirige plusieurs entreprises – ai-je besoin d’une CLX.ArchiveBox distincte pour chacune d’elles?
Chaque CLX.ArchiveBox gère un numéro de taxe sur la valeur ajoutée. Une variante multimandataire existe également. Pour toute information à ce propos, veuillez prendre contact avec nous.
Les documents sont-ils archivés cryptés?
Si vous le souhaitez, les documents peuvent aussi être cryptés. Ce n’est toutefois en aucune façon une obligation légale. La signature, garantie d’intégrité, est suffisante pour que l’archivage soit conforme à la loi.
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Factures et documents
Un groupe de clients souhaite recevoir nos factures sous forme papier, un autre, par la voie électronique. La CLX.ArchiveBox peut-elle opérer une distinction?
Oui, la CLX.ArchiveBox offre différentes possibilités très simples. Vous pouvez choisir la solution qui vous paraît chaque fois la plus appropriée.
Comment archiver des factures débiteurs qui ne sont pas générées électroniquement mais établies sous forme papier?
Pour cela aussi, nous avons prévu une solution. N’hésitez pas à prendre contact avec nous.
Que faut-il entendre exactement par «documents»?
Tous les documents importants mais aussi les données sensibles au format PDF, XML, DOC, etc. Ou encore des données numérisées, par exemple des certificats, des contrats, des rapports de test, des rapports médicaux, des radiographies, des déclarations fiscales, etc.
Puis-je signer des documents non signés et les utiliser ensuite signés?
Oui, la CLX.ArchiveBox est capable de lire, de signer et d’archiver des documents, puis de les ressortir.
La CLX.ArchiveBox prend-elle en charge EDIFACT?
Oui, cette prise en charge est prévue.
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Communication et sécurité
Comment accéder à la CLX.ArchiveBox?
La CLX.ArchiveBox dispose d’une interface Web conviviale. Vous pouvez accéder à la CLX.ArchiveBox à partir de n’importe quel PC et utiliser toutes les fonctions avec un maximum de confort.
Puis-je aussi accéder en externe à la CLX.ArchiveBox?
Bien sûr, dès lors que votre réseau d’entreprise le permet. Dans ce cas, via une connexion VPN par exemple.
Le réviseur ou les services de la TVA peuvent-ils accéder à la CLX.ArchiveBox?
Oui, dès lors que vous leur octroyez les droits nécessaires. Vous pouvez créer de propres logins pour la révision ou pour des intervenants externes.
Plusieurs CLX.ArchiveBox peuvent-elles communiquer entre elles?
Oui, cela ne pose pas le moindre problème grâce au client mail intégré.
Dois-je tabler sur des frais supplémentaires si j’envoie les factures par la voie électronique?
Si vous travaillez avec un fournisseur de services d’e-facturation, vous aurez à régler les coûts de ce fournisseur. En revanche, la transmission box-to-box de factures est gratuite.
Comment recevoir des documents de l’extérieur?
Il est possible de recevoir des documents d’une autre CLX.ArchiveBox ou par e-mail.
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Intégration, installation et aspects techniques
L’installation est-elle comprise dans le prix?
Oui, si vous achetez un produit standard. Pour des exigences particulières, vous voudrez bien prendre contact avec nous.
La CLX.ArchiveBox est-elle compatible avec mon système / ERP?
Oui, la CLX.ArchiveBox est compatible avec toutes les solutions ERP.
Des logiciels supplémentaires sont-ils nécessaires pour utiliser la CLX.ArchiveBox?
Non, la CLX.ArchiveBox peut signer et archiver automatiquement tous les documents sans logiciels supplémentaires.
Un PC supplémentaire est-il nécessaire pour utiliser la CLX.ArchiveBox?
Non, vous pouvez accéder à la CLX.ArchiveBox à partir de n’importe quel PC existant dans le réseau.
La CLX.ArchiveBox nécessite-t-elle des connexions particulières?
Non, tout ce qu’il vous faut, c’est une connexion réseau libre.
Comment détecter une anomalie éventuelle sur la CLX.ArchiveBox?
Tous les «mouvements» sur la CLX.ArchiveBox sont journalisés. Les plus importants sont même envoyés à une adresse e-mail par service de messagerie. La CLX.ArchiveBox signale donc toute anomalie éventuelle.
Quand la CLX.ArchiveBox signale une défectuosité, mes données sont-elles alors perdues?
Non, la CLX.ArchiveBox effectue régulièrement des copies de sauvegarde automatiques. CREALOGIX peut transférer le contenu de la copie de sauvegarde sur une nouvelle CLX.ArchiveBox dans un délai de 48 heures.
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Aspects légaux
La CLX.ArchiveBox est-elle conforme aux dispositions légales?
Oui, la CLX.ArchiveBox est conforme aux prescriptions de l’Olico et de l’OelDI. Toutes les exigences légales régissant l’archivage de documents électroniques sont donc remplies.
Que sont l’Olico et l’OelDI?
La réponse est fournie directement par les autorités fédérales suisses:
Olico
OelDI
Et si les textes de loi changent, la CLX.ArchiveBox devient-elle alors inutilisable?
Non, la CLX.ArchiveBox dispose d’un mécanisme de mise à jour en ligne. CREALOGIX veille à ce que la CLX.ArchiveBox réponde toujours aux exigences du moment.
Quelles factures peuvent être archivées électroniquement dans la CLX.ArchiveBox conformément aux prescriptions légales?
Les factures débiteurs générées par votre logiciel d’exploitation ou de comptabilité sont signées et archivées en conformité avec les dispositions légales.
Les factures créanciers sont également archivées dans le respect des exigences légales, que ce soit sous la forme d’un document numérisé ou d’une e-facture transmise par e-mail, PayNet ou PostFinance.
Parallèlement à l’archivage électronique dans la CLX.ArchiveBox, faut-il également garder une copie papier des factures?
Non, il n’est plus nécessaire de conserver une copie papier. La CLX.ArchiveBox archive toutes les factures en conformité avec les textes légaux.
La CLX.ArchiveBox n’archive-t-elle que les factures ou est-il possible d’archiver aussi électroniquement d’autres documents dans le respect des exigences légales?
Oui, la CLX.ArchiveBox est un système d’archivage de factures mais aussi de documents. En l’occurrence, tous les types de documents peuvent être archivés avec une signature conforme à la loi.
Pendant combien d’années faut-il conserver les données et les documents en matière de TVA?
Le législateur a prévu une période de 10 ans.
Puis-je également archiver des documents bancaires électroniques dans le respect des prescriptions légales dans la CLX.ArchiveBox?
Il va de soi que les e-documents des instituts financiers peuvent être archivés dans la CLX.ArchiveBox conformément à la loi.
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