Vos factures se sentiront mieux qu’avant. Et vous aussi. La CLX.ArchiveBox signe et archive vos factures – et bien davantage. Élément important de votre réseau, elle se charge – de manière largement automatisée – de toutes les tâches liées à vos factures et vous décharge ainsi d’une quantité d’opérations de routine. La facturation devient donc un processus annexe, parfaitement géré par ailleurs.
Vos débiteurs ont tout lieu de se réjouir
Vous pouvez établir vos factures comme d’habitude dans votre logiciel d’exploitation ou de facturation. Ensuite, la CLX.ArchiveBox prend le relais. Les factures débiteurs sont signées automatiquement et archivées durablement. Si tel est votre souhait, elles peuvent en outre être transmises à des intervenants internes ou externes en vue de leur traitement. En option, vous pouvez aussi envoyer les factures signées directement aux destinataires (PDF, XML ou EDIFACT) par la voie électronique et ce, via tous les canaux souhaités: partner-to-partner, box-to-box, PayNet et PostFinance. Rien ne vous empêche non plus de continuer à imprimer les factures et à les envoyer par la poste. Tout est possible car la CLX.ArchiveBox s’adapte à vos souhaits ainsi qu’aux processus existants au sein de votre entreprise.
Vos créanciers aussi
La CLX.ArchiveBox gère aussi les factures de vos fournisseurs. Elle peut numériser, signer et archiver les factures papier. Tout comme elle peut recevoir les factures créanciers par la voie électronique, qu’elles soient transmises en direct par les fournisseurs, ou – en option – via PayNet ou PostFinance. Votre CLX.ArchiveBox contrôle la signature et archive toutes les factures électroniquement. Il va sans dire qu’elle peut aussi diriger les factures vers n’importe quel poste interne en vue de leur traitement.
Toutes les factures accessibles d’un clic
Factures débiteurs ou créanciers, la CLX.ArchiveBox conserve les factures signées sur plusieurs dizaines d’années, comme si vous les aviez déposées dans un coffre-fort. Vous 
pouvez donc mettre vos archives papier à la retraite. Plus besoin aujourd’hui de passer votre temps à éplucher des classeurs entiers. Vous pouvez retrouver instantanément n’importe quelle facture dans votre CLX.ArchiveBox. Pareil pour vos collaborateurs d’ailleurs: si la CLX.ArchiveBox est exploitée en réseau, toutes les personnes que vous avez autorisées en leur octroyant les droits nécessaires peuvent accéder elles aussi aux documents souhaités. Tout comme votre fiduciaire au demeurant car vous pouvez lui ouvrir un compte direct lui permettant d’accéder à votre CLX.ArchiveBox. Là encore, cela représente un gain de temps et une précieuse simplification.
Il est à noter que même dans sa version de base, au prix très avantageux, la CLX.ArchiveBox inclut déjà 5 comptes d’utilisateur. Vous pouvez donc octroyer des droits d’accès et créer des comptes en quelques clics, sans qu’aucune extension ne soit nécessaire.
Et voici ce qu’en dit le législateur
Les factures sortantes qui ne sont pas conservées sous forme papier doivent être signées et archivées numériquement. D’où la nécessité de disposer d’un certificat répondant aux exigences légales. Il est clair que la CLX.ArchiveBox fonctionne très exactement selon les prescriptions du Département fédéral des finances et est donc en tout point conforme aux dispositions légales.
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