FAQ CLX.ArchiveBox | Fragen und Antworten im Überblick

Signieren und Archivieren

Was muss ich denn alles archivieren?

Debitoren- und Kreditoren-Rechnungen, alle Arten von Dokumenten, die zu den wichtigen Geschäftsunterlagen gehören.

Weshalb kann ich Dokumente nicht einfach auf meiner Festplatte archivieren?

Weil Rechnungen und Dokumente auf Ihrer Festplatte ohne digitale Signatur nicht gesetzeskonform archiviert sind. Das heisst, sie müssen zusätzlich noch in Papierform aufbewahrt werden. Die CLX.ArchiveBox signiert und archiviert Ihre Dokumente automatisch absolut rechtskonform – damit wird Ihr Papier-Archiv überflüssig.

Welche Formate können digital signiert werden?

Alle elektronischen Dokumente können signiert werden. Bei PDF und XML wird die Signatur integriert. Bei allen anderen Dokumenten wird eine zusätzliche Signaturdatei erstellt.

Ist digitales Signieren ein zusätzlicher Aufwand für mich?

Nein, Ihre CLX.ArchiveBox signiert und archiviert Ihre Rechnungen und Dokumente automatisch.

Prüft die CLX.ArchiveBox auch die Signatur von eingehenden Dokumenten?

Ja, die CLX.ArchiveBox prüft automatisch die Signatur von Kontoauszügen (Finanzinstitute), Transaktionsbelegen (Vermögensverwaltung) und anderen Dokumenten. So können Sie sicher sein, dass alle Dokumente, eigene oder externe, gesetzeskonform archiviert werden.

Ich verwalte mehrere Unternehmen – benötige ich für jedes Unternehmen eine eigene CLX.ArchiveBox?

Pro CLX.ArchiveBox wird jeweils eine Mehrwertsteuer-Nummer verwaltet. Mandantenfähigkeit ist möglich, nehmen Sie bitte einfach mit uns Kontakt auf.

Werden Dokumente verschlüsselt archivert?

Auf Wunsch können Dokumente auch verschlüsselt werden. Dies ist jedoch keine gesetzliche Vorgabe. Für die Gesetzeskonformität reicht die Signatur, welche die Integrität gewährleistet.

Rechnungen und Dokumente

Die eine Kundengruppe wünscht unsere Rechnungen in Papierform, die andere auf elektronischem Weg. Kann die CLX.ArchiveBox hier unterscheiden?

Ja, die CLX.ArchiveBox bietet verschiedene einfache Möglichkeiten an – Sie wählen die jeweils für Sie am besten passende Lösung.

Wie archiviere ich Debitoren-Rechnungen, welche nicht elektronisch generiert, sondern nur in Papierform ausgestellt werden?

Was genau soll ich unter "Dokumente" verstehen?

Alle wichtigen Geschäftsunterlagen oder auch sensiblen Daten in PDF, XML, DOC etc. Oder auch gescannte Daten, zum Beispiel Zeugnisse, Verträge, Testberichte, Arztberichte, Röntgenbilder, Steuererklärungen und vieles mehr.

Kann ich unsignierte Dokumente signieren und danach umgehend signiert weiterverwenden?

Ja, die CLX.ArchiveBox kann Dokumente einlesen, signieren, archivieren und umgehend wieder ausgeben.

Unterstützt die CLX.ArchiveBox EDIFACT?

Ja, diese Unterstützung ist vorhanden.

Kommunikation und Sicherheit

Wie kann ich auf die CLX.ArchiveBox zugreifen?

Die CLX.ArchiveBox verfügt über ein benutzerfreundliches Web-Interface. Sie können über jeden PC auf die CLX.ArchiveBox zugreifen und alle Funktionen komfortabel nutzen und steuern.

Kann ich auch extern auf die CLX.ArchiveBox zugreifen?

Sofern Ihr Firmen-Netzwerk das zulässt, selbstverständlich. In diesem Fall zum Beispiel über eine VPN-Verbindung.

Kann der Revisor oder die MwSt.-Behörde auf die CLX.ArchiveBox zugreifen?

Ja, sofern Sie die entsprechenden Rechte einräumen. Sie können für die Revision oder externe Stellen eigene Logins einrichten.

Können mehrere CLX.ArchiveBoxen miteinander kommunizieren?

Ja, durch den integrierten Mail-Client ist das ohne Probleme möglich.

Muss ich mit Zusatzkosten rechnen, wenn ich Rechnungen elektronisch versende?

Wenn Sie mit einem E-Rechnungs-Provider arbeiten, fallen Kosten des jeweiligen Providers an. Rechnungen von Box zu Box versenden Sie kostenlos.

Wie kann ich Dokumente von ausserhalb empfangen?

Der Empfang von Dokumenten kann von einer anderen Box oder auch per E-Mail erfolgen.

Integration, Installation und Technisches

Ist die Installation im Preis enthalten?

Ja, sofern ein Standardprodukt bezogen wird. Für spezielle Anforderungen nehmen Sie bitte einfach Kontakt mit uns auf.

Ist die CLX.ArchiveBox mit meinem System / ERP kompatibel?

Ja, die CLX.ArchiveBox ist mit jeder ERP Lösung kompatibel.

Wird für den Betrieb der CLX.ArchiveBox zusätzliche Software benötigt?

Nein, die CLX.ArchiveBox kann sämtliche Dokumente ohne zusätzliche Software automatisch signieren und archivieren.

Ist für den Betrieb der CLX.ArchiveBox ein zusätzlicher PC notwendig?

Nein, Sie können von jedem bestehenden PC im Netzwerk auf die CLX.ArchiveBox zugreifen.

Benötigt die CLX.ArchiveBox besondere Anschlüsse?

Nein, Sie benötigen lediglich einen freien Netzwerkanschluss.

Wie kann ich erkennen, ob mit der CLX.ArchiveBox etwas nicht richtig funktioniert?

Alle "Bewegungen" auf der CLX.ArchiveBox werden journalisiert – die wichtigsten werden sogar per Benachrichtigungsdienst an eine E-Mail-Adresse verschickt. Die CLX.ArchiveBox gibt also zu erkennen, wenn etwas nicht korrekt funktioniert.

Wenn die CLX.ArchiveBox einen Defekt aufweist, sind meine Daten dann verloren?

Nein, die CLX.ArchiveBox führt regelmässig automatische Backups durch. Das Backup kann von CREALOGIX innerhalb von 48 Stunden auf eine neue CLX.ArchiveBox zurückgespielt werden.

Gesetzliches

Ist die CLX.ArchiveBox gesetzeskonform?

Ja, die CLX.ArchiveBox ist GeBüV- und EIDI-V-konform. Somit werden alle gesetzlichen Vorgaben für die Archivierung von elektronischen Dokumenten erfüllt.

Was heisst GeBüV und EIDI-V?

Die Antwort direkt von den Bundesbehörden der Schweizerische Eidgenossenschaft:

GeBüV 

EIDI-V 

Und wenn sich Gesetze ändern, ist dann die CLX.ArchiveBox unbrauchbar?

Nein, die CLX.ArchiveBox verfügt über einen Online-Update-Mechanismus. CREALOGIX sorgt dafür, dass die Box immer den aktuellsten Anforderungen entspricht.

Welche Rechnungen können in der CLX.ArchiveBox gesetzeskonform elektronisch archiviert werden?

Debitoren-Rechnungen aus Ihrer Betriebs- oder Buchhaltungs-Software werden gesetzeskonform signiert und archiviert.

Kreditoren-Rechnungen werden ebenfalls gesetzeskonform abgelegt, entweder als Scan oder E-Rechnung per E-Mail, PayNet oder PostFinance.

Benötige ich neben dem elektronischen Archivieren in der CLX.ArchiveBox noch eine Papierkopie der Rechnungen?

Nein, eine Papierkopie wird nicht mehr benötigt, die CLX.ArchiveBox archiviert alle Rechnungen gesetzeskonform.

Archiviert die CLX.ArchiveBox nur Rechnungen oder können auch andere Dokumente elektronisch gesetzeskonform abgelegt werden?

Ja, die CLX.ArchiveBox bietet neben dem Rechnungsarchiv auch ein Dokumentenarchiv. Sämtliche Dokumente können mit gesetzeskonformer Signatur archiviert werden.

Wie lange müssen MwSt. relevante Daten und Dokumente aufbewahrt werden?

Der Gesetzgeber schreibt 10 Jahre vor.

Kann ich auch elektronische Bankdokumente gesetzeskonform in der CLX.ArchivBox ablegen?

Selbstverständlich, E-Dokumente von Finanzinstituten werden in der CLX.ArchiveBox gesetzeskonform archiviert.